вторник, 28 март 2017 г.

Съставяне на сложни циркулярни документи - MS Word Composing complex circular documents certificate

Циркулярните документи са компютърни текстови документи, които представляват образци състоящи се от постоянна и изменчива част. Използват се, когато се налага да бъдат създадени голям брой екземпляри от даден документ, в който се променят само отделни компоненти. Ръчното решаване на този проблем отнема много време. Автоматизирането на тази дейност може да бъде извършена с MS Word.
Създаването на циркулярен документ с MS Word преминава последователно през 6 етапа:
- избор на тип на циркулярния документ (писмо, пощенски плик, електронно съобщение, сертификат и др.);
- избор на основния документ (нов, вече създаден или от шаблон);
- свързване къмфайл, осигуряващ базата от данни, необходими за изменяемата част на документа и избор на записи от нея;
- добавяне на полета към основния документ;
- визуализиране и преглед на получения документ;
- заключителен етап, при който се разпечатват получените документи или те се съхраняват във файл на магнитен носител.
Нека направим упражнение за "Съставяне на сложни циркулярни документи - сертификат с MS Word"
При създаването на циркулярен документ за сертификат на участници в конкурс със собствен дизайн - без използване на шаблон е необходимо да изпълним следните действия:
- с графичен редактор да изградим дизайн на сертификата;
- да създадем записи във файл с данни;
- да обединим двата докуметна;
- да визуализираме записите.
1. Изграждане на дизайн
Дизайнът на който и да е циркулярен документ може да се изгради с графичен редактор MS Paint или други сходни възможности. Следващата стъпка е вграждането на дизайна в текстови документ. Ако е необходимо, работният лист може да се завърти хоризонтално.
Това е дизайна, с който ще работим в това упражнение. Съхранете го някъде на вашия компютър.
Нека започваме. Успех!
Oтворете нов документ на MS Word. Съхранете го с Save As / под името Sertificat_circular_documents.docx.
2. Добавяне на текстови кутии, изписване на съдържание с текст в тях, форматиране на текста по кутии.

От менюто Page Layout, изберете Orientation/Landscape. Документа се завърта по ширина на листа.

От менюто Insert/Picture потърсете снимката в папката с Документи/ Libraries/ Document/  mailings_2 (името на файла, който записахте по-горе). На листа имате снимка-документ, който е основата за съставянето на сложен циркулярен документ.

От менюто Page Layout > Margins > Custom Margins > Margins Top, Left, Bottom, Right на 0.5 см.> натиснете ОК. Така задаохте на документа какви подравнявания да има...

Сега разширете снимката и трябва да имате следния резултат:

Добавете с помощта на текстови кутии заглавието на сертификата и всички текстове, чиито записи няма да се извличат от файла с данни.
Insert>Text Box.
По същия начин направете още текстови кутии, както е показано на долната снимка и въведете следните текстове: Издателство „Изкуства“, Пролетен конкурс, Сертификат, на:, училище, Директор:. 
Помощ за форматиране на текстовете по боксовете;
Издателство „Изкуства“ – font Calibri (Body), size 11,Bold.
Пролетен конкурс – Calibry(Body), 36, Bold, UPPERCASE, Color/Orange, Text Effect/OutLine/Yellow.
Сертификат: Calibry(Body), 48, Bold, UPPERCASE, Color/Yellow, Text Effect/OutLine/Orange.
НА:, УЧИЛИЩЕ:, ДИРЕКТОР: UPPERCASE, Calibry(Body), 11
Ако сте работили правилно ще имате това:

Премахнете очертанията на текстовите кутии, като изберете всеки един, и в секцията Drawing Tools>Format>Shape Outline>No Outline. 

В кутията с надпис Издателство „Изкуства“ задайте фон на кутията от Drawing Tools>Format>Shape Fill / Orange, Accent 6, Lighter 80%.

3. Създаване на файл с данни в MS Excel.
Отворете програмата MS Excel, съхранете файла под името mailings_2.xlsx и създайте следния запис:
Това са имената на участниците, населеното място, от където са, училището им.
4. Обединяване на двата файла. 
Върнете се в циркулярния документ със сертификата и създайте празна кутия до надписа „НА:“и „УЧИЛИЩЕ:“.Премахнете очертанията им, както напрaвихте по-горе. Така няма да се вижда нищо около надписите...

Отидете в менюто Mailings>Select Recipients>команда Use Existing List.
Отваря се диалогов прозорец, в който виждате работния лист с въведените данни. Потвърдете обединението на документите с ОК.
Селектирайте празната кутия до надписа „НА:“ и извлечете запис от файла с данни чрез кoмандата Insert Merge Field. Същото направете и с „УЧИЛИЩЕ:".
Визуализирайте резултата и прегледайте записите чрез селекцията Preview Results. Съхранете текущите промени.
Това е! Вярвам, че сме ви били полезни! До скоро!

Няма коментари:

Публикуване на коментар